企業名が入ります

履歴書は、就職や転職活動において最も重要な書類のひとつです。採用担当者が初めて目にするあなたの「顔」ともいえる存在であり、履歴書の出来がその後の選考結果を左右することも少なくありません。
本記事では、基本的な履歴書の書き方から、避けるべきNG行為、さらに各項目ごとの具体的な書き方までを詳しく解説します。初めて履歴書を作成する方はもちろん、既に経験のある方も、ぜひ参考にしてください。

 

履歴書全体の基本

 

履歴書は、就職や転職活動の際に企業へ提出する最も基本的な書類です。企業が応募者を選考する際の判断材料であり、応募者の第一印象を伝える役割を果たします。
まずは、履歴書の基本的な役割や作成方法、採用担当者が何を重視しているのかを見ていきましょう。

 

履歴書とは？職歴書（職務経歴書）との違い

履歴書とは、個人の基本的な情報や学歴、職歴、資格などを記載する書類です。就職活動においては必須の書類となり、企業側が応募者の情報やこれまでの経験を把握するための基礎的な資料として利用されます。
一方、職歴書（職務経歴書）は、より詳細に過去の職務経験やスキルを説明する書類です。特に中途採用の場合には、履歴書と職務経歴書の両方を提出することが一般的です。
履歴書が「自分が誰であるか」を簡潔に伝える一方で、職歴書は「自分がどのような業務を行ってきたか」や「どのようなスキルを持っているか」を詳細に説明する役割です。

 

履歴書の記入例

一般的な履歴書には、氏名、住所、連絡先、学歴、職歴、資格・免許、志望動機などを記入します。

氏名や住所にはふりがなをつけ、読み間違いを防ぐため、正確に記入しましょう。

学歴・職歴欄では、学校名や企業名、在籍期間を正確に記載することが重要です。特に、年号のミスや記載の順序に注意を払い、古いものから順に記載していきます。

免許・資格欄では、応募職種に関連するものを優先的に記入しましょう。まだ取得していない資格でも、勉強中のものであれば、「資格取得のための学習中」と記入してアピールすることも可能です。

志望動機や自己PRでは、応募先企業に合わせた内容を心がけ、自分の強みやこれまでの経験がどのように役立つかを具体的に伝えることがポイントです。ただし、あまりに長く書きすぎると文字が小さくなり、読みづらくなるので、できるだけ簡潔にまとめましょう。

 

採用担当者が見ているポイント

採用担当者は、履歴書の「見やすさ」と「情報の整理された伝え方」に特に注目しています。履歴書が読みやすく、必要な情報が整理されていると、それだけで応募者の几帳面さや、仕事に対する姿勢を評価されることがあります。逆に、誤字や脱字が多い、内容が曖昧な場合は、マイナスの印象を与えてしまうでしょう。
また、志望動機や自己PR欄は、応募者の熱意や人柄を把握するための重要な項目です。この部分では、応募者が企業や職種にどれほど関心を持ち、どのような形で貢献できるのかが判断されるため、具体的かつ明確なアピールが必要です。

基本の履歴書テンプレート

履歴書のフォーマットはある程度標準化されていますが、必要に応じて異なるテンプレートを利用することも可能です。企業から特に指定がない場合、用紙のサイズはA4またはB5のいずれかを選びます。履歴書は、企業に自分を効果的にアピールするための重要な第一歩となるため、内容や形式が自分に合ったテンプレートを選ぶことが大切です。
以下で、厚生労働省が提供する履歴書テンプレートと、自分に最適なテンプレートの選び方について紹介します。

 

厚生労働省の履歴書テンプレート（2021年4月～）

2021年4月から施行された新しい厚生労働省の履歴書テンプレートは、これまでのJIS規格の様式と、下記の点が変更されています。

 

▼性別欄の記載は任意で、未記載とすることも可能。

▼「通勤時間」「扶養家族数（配偶者を除く）」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の項目は設けない。

 

厚生労働省の履歴書テンプレートのダウンロードは厚生労働省のウェブサイトから行うことができ、誰でも無料で利用可能です。000769665.pdf (mhlw.go.jp)

 

自分に合ったテンプレートを選ぶ方法

厚生労働省の標準テンプレートは、どのような職種でも使えるオールマイティなフォーマットですが、さらに自分の強みを際立たせるために、別のテンプレートを選ぶことも可能です。
たとえば、職歴が豊富な方の中途採用者の場合、より詳細に職務経歴を記入できるスペースがあるテンプレートが向いています。特に、営業や専門職など成果が数字で表せる場合には、職歴やスキル欄が広く設けられているフォーマットが有効です。
これに対し、新卒や職歴がまだ少ない方は、学歴や資格、自己PR欄が充実しているテンプレートを選ぶと、より自分のアピールポイントが強調できます。

履歴書テンプレートの選び方で大切なのは、応募先の企業や職種に合わせた情報提供ができるかどうかです。自分の経験やスキルをどのように表現するのが最も効果的かを考え、その目的に合ったテンプレートを選びましょう。

 

履歴書作成前の準備とポイント

 

履歴書は、企業にとって応募者の第一印象を形成する非常に重要な書類です。そのため、単に必要な項目を埋めるだけではなく、事前にしっかりと準備し、計画的に作成することが求められます。ここでは、履歴書を作成する前に知っておきたいポイントについて解説します。

 

時間に余裕を持って作成する

履歴書を作成する際にまず大切なのは、時間に余裕を持って取り組むことです。締め切り間際に急いで作成し始めると、内容が雑になりやすく、誤字や脱字、記入漏れが発生しやすくなります。余裕を持って準備することで、内容の精度が上がり、採用担当者に誠実で丁寧な印象を与えることができます。
さらに、時間をかけてじっくり作成することで、自分の強みをしっかりと分析し、応募する企業や職種に合った志望動機や自己PRを考える余裕も生まれます。焦らず、自分をアピールするための材料を丁寧に整えましょう。

 

応募企業に合った内容にする

就職活動では、複数の企業に応募するのが一般的です。しかし、すべての企業に対して同じ履歴書を使いまわすのではなく、応募先ごとに内容を調整しましょう。
企業研究を十分に行い、その会社が求める人物像に自分がどのように合致しているかをアピールすることが大切です。企業のウェブサイトや採用ページを確認し、求められるスキルや経験を把握した上で、履歴書の内容を適切に調整しましょう。
自分に合った市販の履歴書・フォーマットを選ぶ
履歴書のフォーマットは、学歴や職歴、資格などの欄が標準化されているものが一般的ですが、自分にあった形式を選ぶこともできます。たとえば、職歴が少ない新卒者や転職回数が少ない方は、自己PRや志望動機の欄が広く取られたフォーマットを選び、自分の強みをしっかりアピールしましょう。
また、履歴書を手書きにするかパソコンで作成するかも、重要なポイントです。多くの企業ではパソコンで作成された履歴書が受け入れられていますが、担当者によっては手書きの履歴書が好まれる場合もあります。特に、文字の美しさに自信がある方は、手書きの履歴書を作成することで、自分をより効果的にアピールできるでしょう。

 

必ず見直しをする

履歴書の内容がどれほど充実していても、誤字や脱字、記入漏れがあると、それだけで評価が下がる可能性があります。そのため、作成後は細部までしっかりと見直すようにしましょう。
また、他の人に履歴書を確認してもらうことも有効です。自分では気づかないミスや、内容の不明瞭な点を第三者の視点から指摘してもらうことで、より完成度の高い履歴書を仕上げることができます。

 

履歴書作成時のNGルール

履歴書を作成する際には、絶対に避けるべきNGルールがあります。どれだけ素晴らしい経歴を持っていても、これらを守らないと評価が下がってしまう可能性があるため注意が必要です。以下に挙げるNGルールに注意しましょう

 

鉛筆・シャープペンシル、消せるボールペン、修正液の使用

履歴書を書く際に、鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンの使用は絶対にNGです。これらの筆記具は容易に消すことができるため、履歴書の信頼性を損なうだけでなく、採用担当者に悪い印象を与えます。また、修正液や修正テープも使用してはいけません。これらは修正の跡が明確に残るため、見栄えが悪くなり、採用担当者に「手抜き」や「不誠実」といったマイナスイメージを与える原因になります。
履歴書に適した筆記具としては、黒のボールペンや万年筆が一般的に推奨されています。

 

誤字・脱字・略字

誤字や脱字は、採用担当者に「注意力が不足している」「仕事に対しても不注意である」といった印象を与え、書類選考での評価を大きく下げる可能性があります。さらに、略字を使用したり、学校名や資格名を省略することも望ましくありません。すべての情報を正式名称で記載することで、応募者の誠実さや丁寧さをアピールできます。履歴書を書く際は、一字一句に注意を払い、誤字脱字がないか何度も確認しましょう。

 

空欄

履歴書に空欄が多いと、それだけで悪い印象を与えてしまいます。特に、志望動機や自己PR欄が空白のままだと、応募者が企業に対して興味がない、あるいは意欲が低いとみなされてしまいます。空欄が多いということは、情報が不足していると同時に、自己アピールの機会を逃していることになるのです。
資格や免許を持っていない場合でも、空欄にせず「特になし」と記入しましょう。
古い履歴書の使い回し
過去に作成した履歴書をそのまま使い回すのも避けましょう。古い日付が記載された履歴書は、使い回していると判断され、悪い印象を与える可能性があります。また、同じ履歴書を使い回すことで、企業側に「本当に自社に興味があるのか」と疑問を持たれるかもしれません。企業や職種ごとに志望動機や自己PRの内容をカスタマイズすることが重要なので、応募の度に履歴書を新しく作成するようにしましょう。

【項目別】履歴書の書き方見本

 

履歴書はただの形式的な書類ではなく、企業が応募者を評価し、採用を決定する上での重要な判断材料となります。そのため、項目ごとに適切な記載を行うことが大切です。以下では、履歴書の主要な項目別に書き方のポイントを解説していきます。

 

基本項目の書き方

履歴書の基本項目は、採用担当者が最初に目を通す部分です。正確かつ丁寧に記入しましょう。

▼履歴書の日付は、メールでデータを送る日を、面接に持参する場合は面接当日の日付を記載しましょう。また、履歴書全体で西暦か元号（和暦）に統一するので、学歴や職歴を和暦で記載する場合には、日付も同様に和暦で記載しましょう。

 

▼写真は、撮影から3カ月以内のものを使用し、裏には名前を記入しておきます。サイズは縦3.6〜4cm、横2.4〜3cmで、カラー写真を使用しましょう。表情や服装にも注意を払い、リクルートスーツやジャケットなどのフォーマルな服装が推奨されます。また、書き間違えたときに写真を貼り直す手間を省くため、写真は最後に貼りましょう。

 

▼氏名は、姓と名の間にスペースを入れて、見やすく記入しましょう。ふりがなについては、履歴書の「ふりがな」欄がひらがな表記の場合はひらがなで、「フリガナ」欄がカタカナ表記の場合はカタカナで記入します。

 

▼年齢は、履歴書に記載した日付の時点での年齢を記入します。年齢は採用担当者が応募者の経験年数や年齢制限を確認するための指標となるため、間違えないように注意しましょう。

 

▼住所は、都道府県から省略せずに記入し、郵便番号やマンション名まで正確に記載します。また、ふりがなも忘れずに付けましょう。連絡先欄については、現住所と異なる場合のみ記入します。

 

▼電話番号は、日中に確実に連絡が取れるものを記入しましょう。自宅に固定電話がない場合は、携帯電話の番号だけで問題ありません。応募企業と連絡ができるようにしておくことです。

 

▼メールアドレスは、会社のアドレスではなく、個人用のアドレスを記載しましょう。重要なのは、確認ができるアドレスを記載しておくことです。

 

学歴・職歴の書き方

学歴・職歴の欄は、採用担当者が応募者の経験やスキルを確認する上で非常に重要な項目です。正確な情報を、読みやすく、時系列に沿って記載しましょう。

 

学歴の書き方

学歴欄には、最終学歴を中心に記載しますが、義務教育（中学校卒業以前）は記載不要です。高校卒業が最終学歴の場合は「高校入学」から、大卒や専門学校卒・大学院修了者の場合は「高校卒業」から記入します。
学校名は、略さずに正式名称を使います。例えば、「○○高等学校」と記載し、「高校」と略さないようにしましょう。また、学部・学科・コース名も詳しく記入します。特に、応募する職種に関連する専攻や研究テーマがあれば、それを詳細に記載することで、採用担当者に自分の学問的背景や専門知識を強調することができます。

例：平成◯年4月　○○高等学校 普通科 入学
　　平成◯年3月　○○高等学校 普通科 卒業
　　平成◯年4月　○○大学 経済学部 経済学科 入学
　　平成◯年3月　○○大学 経済学部 経済学科 卒業

また、中退の場合は、「中途退学」と記載します。例えば「○○高等学校 普通科 中途退学」とし、理由は明記しなくても構いません。

 

職歴の書き方

職歴は、最初の就職先から時系列に記入し、会社名は略さずに正式名称を使用します。また、業種等を簡潔に記入し、業務内容も短い文章で説明することが望ましいです。特に、応募職種に関連する職務内容があれば、それを強調して記入しましょう。

例：平成◯年4月　株式会社○○○○ 入社
　　　　　総務部に配属、給与計算および福利厚生管理を担当
　　平成◯年5月　一身上の都合により 退職

異動があった場合は、異動した年月や部署名を記載します。また、合併や買収により会社名が変更された場合には、旧社名と現社名の両方を記載します

例：令和2年4月　株式会社△△△△（現 株式会社□□□）入社

もし退職予定が決まっている場合は、「退職予定」と記入しておきましょう。
現職がある場合、最後に「現在に至る」と記載し、その下に「以上」と右寄せで記入するのが基本的なマナーです。
職歴が多い場合や詳細な職務内容を履歴書に記載しきれない場合は、履歴書には記載せずに職務経歴書に記載しましょう。履歴書に詳細な職務内容まで記載をしてしまうと読みづらくなってしまいます。

 

免許・資格の書き方

まず、免許・資格欄では基本的に「免許」を先に記載し、その後に「資格」を書くのが一般的です。特に「運転免許」は、幅広い職業で求められる基本的なスキルとされているため、最初に記載しましょう。

応募職種に関連する免許や資格がある場合、それを強調することで、効果的にアピールできます。免許や資格は、正式名称で記入することが基本です。資格によっては略語や省略形で呼ばれることが一般的なものもありますが、履歴書では必ず正式名称を使用しましょう。

免許や資格を沢山持っており、履歴書の記入欄に書ききれない方は、応募する職種に関連するものを優先的に記入するのがベストです。採用担当者がその資格をどのように評価するかを考え、最も関連性が高く、実務で役立つ資格を目立つように書くことで、履歴書全体の説得力が増します。

現在勉強中の資格や、近い将来に取得予定の資格がある場合は、「取得見込み」として記載することも可能です。これにより、採用担当者に対して「スキル向上に努めている」姿勢をアピールできます。

例：令和1年5月　普通自動車第一種免許 取得
　　令和2年8月　日商簿記3級 取得

もし、免許や資格を一切保有していない場合でも、免許・資格欄は空白にせず「特になし」と記載しましょう。

 

志望動機・自己PRの書き方

志望動機と自己PRは、履歴書の中でも特に個性が際立つ部分です。ここでは、応募者の意欲や人柄、さらに企業に対する理解が問われます。具体的な内容を盛り込むことで、採用担当者に自分がその企業にどのように貢献できるかを効果的にアピールすることができるでしょう。

志望動機を書く際には、応募先企業が求める人材像と自分の経験やスキルがどう結びつくのかを明確に意識しましょう。単に「貴社に興味がある」という表現ではなく、「これまでの経験を活かして、貴社の○○部門で□□を実現したい」といった、具体的な目標を示すことで、説得力が高まります。

自己PRでは、自分の強みを具体的なエピソードとともに伝えることが大切です。単なる自己アピールに終わるのではなく、自分の特性がどのように業務に役立つかを具体的に説明することで、採用担当者に好印象を与えることができます。
これらの内容は、200〜400文字程度で簡潔かつ的確にまとめましょう。冗長な表現を避け、伝えるべきポイントを整理して書くことが、採用担当者に無駄なく情報を届けるためのコツです。

 

本人希望欄の書き方

本人希望欄は、企業に対してどうしても伝えたい希望条件がある場合に記入する欄です。ただし、特別な理由がない限りは、「貴社の規定に従います」と記載するのが一般的です。あまりにも多くの希望を記載すると、企業側に「条件の厳しい応募者」として捉えられ、採用の可能性が下がることがあります。
ただし、勤務地や勤務時間に関して具体的な希望がある場合や、やむを得ない事情がある場合は、その旨を丁寧に説明することが必要です。例えば、介護や育児などの事情で特定の時間帯に制約がある場合は、その理由を明確にし、企業側の理解を得られるように記載しましょう。

 

その他｜通勤時間、扶養家族、健康状態など

履歴書の様式によっては、その他の項目として、通勤時間や扶養家族、健康状態などを記載する欄があります。通勤時間は、企業側にとって業務に支障がないかを確認するための情報です。正確に計算し、自宅から会社までの実際の通勤時間を記入します。

扶養家族については、社会保険や税金、手当の手続き上、情報が必要となります。一般的には、「配偶者を除く」人数を記載します。

健康状態については、特に問題がない場合でも「良好」と明記しましょう。
これらの項目は直接的に選考に影響することは少ないものの、採用後の業務遂行に関わる重要な情報となります。

 

履歴書の疑問解決

履歴書を作成する際には、さまざまな疑問や不安が生じることがあります。以下では、履歴書作成に役立つ具体的なリソースやツールについて解説します。これらを上手に活用することで、スムーズに履歴書作成を進めることができるでしょう。

株式会社Cocottoでは面接対策を含めて、履歴書作成支援も行っております。

入学・卒業年度自動計算表（年号早見表）

履歴書に学歴や職歴を記載する際、入学・卒業年度を正確に記入することは必須です。そこで役立つのが、入学・卒業年度を自動で計算してくれる「年号早見表」や「年度自動計算表」です。
こうしたツールはWeb上で無料で公開されており、自分が入学した年や卒業した年を、和暦から西暦、またはその逆に変換する作業が簡単に行えます。

 

履歴書テンプレートダウンロード

履歴書のフォーマット選びも、履歴書作成において大きなポイントです。Web上ではさまざまな履歴書のテンプレートが提供されており、用途や応募する職種によって使い分けることができます。特にこだわりが無い場合には、厚生労働省が提供する履歴書テンプレートを使用しましょう。
応募書類作成に役立つツールやリソース紹介
履歴書の作成はもちろんのこと、職務経歴書やカバーレターなど、応募書類全体の準備をスムーズに進めるためには、いくつかの便利なツールやリソースを活用することが有効です。

 

▼文章校正ツール

履歴書や職務経歴書には、誤字や脱字があってはなりません。文章校正ツールを使うことで、簡単に文章の確認ができます。

▼ クラウドストレージ・文書管理ツール

クラウドサービスを活用することで、書類の管理や共有が格段に楽になります。たとえば、以下のような点が便利です。
デバイス間の同期：複数のデバイスで履歴書を管理・編集できます。
外出先からの編集：どこにいても履歴書の編集ができます。
データのバックアップ：クラウドに保存しておくことで、万が一パソコンが故障してもデータが失われる心配がありません。

▼ 履歴書作成ソフト・アプリ

特に初めて履歴書を作成する場合、専用のソフトやアプリを利用すると効果的です。

 

その他のマナーと注意点

 

履歴書の作成や提出には、細かいマナーやルールがあります。採用担当者は、履歴書の形式や記入方法、さらには提出方法に至るまで、さまざまな点から応募者の姿勢を評価しています。ここでは、履歴書作成と提出に関わる一般的なマナーや注意点を解説します。

 

手書きとパソコン作成の違い

履歴書を作成する際、手書きで作成するか、パソコンで作成するかは、応募先の企業や職種に応じて慎重に選ぶ必要があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、応募企業の文化や業界の慣習に合わせた選択が望まれます。

手書きの履歴書は、特に伝統的な企業や業界で好まれる傾向があります。手書きの履歴書は、応募者の丁寧さや誠実さが伝わりやすく、文字からその人の性格や仕事に対する姿勢が見えると考える採用担当者も少なくありません。字がきれいであることが直接評価に繋がることは少ないですが、誤字や殴り書きのような雑な文字が目立つと、応募者の注意力や真剣さが疑われる可能性があります。

一方で、パソコン作成の履歴書は、近年多くの業界や企業で一般的に受け入れられるようになっています。特にIT業界やデジタル関連の職種、クリエイティブ系の企業では、パソコン作成がむしろ好まれることもあります。パソコンで作成する履歴書は、整ったフォーマットで視認性が高く、誤字脱字を減らすことができるというメリットがあります。

どちらを選ぶべきか迷った場合は、パソコンにて作成することをおすすめします。

 

郵送・持参時のマナー

郵送する場合には、A4サイズの封筒を使用し、履歴書を折らずにそのまま入れるのが一般的です。履歴書が折れてしまうと、書類としての体裁が損なわれ、雑に扱われた印象を与えかねません。封筒には、応募先企業の正式名称や住所を正確に記載し、自分の氏名と住所も明記します。また、送付状（カバーレター）を同封することで、書類提出の意図や応募の動機を簡潔に伝えることができます。

持参する場合は、履歴書をクリアファイルに入れて持ち運び、書類が汚れたり折れたりしないようにしましょう。特に面接の場で履歴書を手渡す場合、清潔感があり丁寧に保管されている履歴書は、きちんとした印象を与えることができます。

 

修正方法

履歴書の作成中にミスをしてしまった場合、その修正方法にも注意が必要です。特に手書きの履歴書では、間違った箇所を修正液や修正テープを使用して修正することは厳禁です。誤りがあった場合は新しい履歴書を最初から書き直しましょう。特に、提出期限が迫っている場合には、焦って修正液などを使いたくなりますが、そうならないためにも、時間に余裕を持って作成することをおすすめします。
パソコンで作成した履歴書であれば、誤字脱字があった場合は簡単に修正できますが、作成後は必ず見直すようにしましょう。修正のしやすさから見ても、パソコンで作成するのがおすすめです。

 

まとめ

履歴書は、あなたの魅力を採用担当者に伝えるための大切なツールです。適切なフォーマットや記入ルールを守り、内容をしっかりとカスタマイズすることで、企業に対してより強いアピールが可能となります。
本記事を通じて、履歴書作成における基本的なルールやマナー、そして注意点を再確認し、充実した履歴書を作成してください。

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